In staffitpro 3.0 haben wir eine Grundlagen für Sie geschaffen, um sich eine DSGVO-konforme Einwilligung von Kunden oder Kandidaten über die Weiterverarbeitung und Speicherung Ihrer Daten einzuholen.
Die DSGVO-Einstellung verwalten Sie wie folgt:
Schritt 1: Klicken Sie auf Ihr Benutzericon und klicken Sie auf Einstellungen.
Schritt 2: Sie finden hier in den Anwendungseinstellungen die Kategorie DSGVO und können nun mit Klick auf Kandidaten oder Kunden die DSGVO-Einstellungen für das jeweilige Modul festlegen.
Mit Klick auf DSGVO Service aktivieren können Sie den automatisierten Prozess zur Handhabung der DSGVO Prozesse Aktivieren und bei Bedarf auch wieder Deaktivieren.
Wenn Sie den DSGVO Service aktivieren möchten, werden Ihre Prozesse automatisiert. Was genau geschehen soll, können Sie nun auswählen. Ihre Optionen:
Löschen: Wenn Sie diese Optionen wählen, werden alle Kandidaten bzw. Kunden nach Ablauf der DSGVO-Frist automatisch komplett aus Ihrer Datenbank gelöscht.
Blockieren: Wenn Sie diese Optionen wählen, wird bei alle Kandidaten bzw. Kunden nach Ablauf der DSGVO-Frist automatisch in Ihrer Datenbank die Blockliste aktiviert. Die Daten sind nun noch gespeichert, können aber nicht mehr genutzt werden (z.B. E-Mail Adresse oder Telefonnummer).
Anonymisieren: Wenn Sie diese Optionen wählen, werden alle Kandidaten bzw. Kunden nach Ablauf der DSGVO-Frist automatisch in Ihrer Datenbank anonymisiert z.B E-Mail Adresse oder Telefonnummer). Es ist nun nicht mehr nachvollziehbar, wer die Person ist.
Wichtig: Sie können hier außerdem bestimmen, welche Daten genau anonymisiert werden sollen und welche nicht. Wählen Sie bei Kandidaten zwischen den Kategorien Weitere Daten, Soziales Netzwerk, Erfahrung, Dokumente, Kommunikation, Benutzerdefinierte Felder, Originalprofil, Fragebogen.
Wählen Sie bei Kunden zwischen den Kategorien Weitere Daten, Soziales Netzwerk, Fähigkeiten-Anforderungen, Dokumente, Kommunikation, Benutzerdefinierte Felder.
Kandidaten Kunden
Des Weiteren können Sie über Ihre Standorteinstellungen die DSGVO-Details für jeden Ihrer Unternehmensstandorte individuell festlegen.
Dies unterteilt sich in folgende Bereiche:
Grundeinstellungen: Hier legen Sie einen Zeitrahmen für die jeweils aufgeführten DSGVO-Aktionen fest.
Anfrage zum Datenschutz: In der Sektion Kopfzeile können Sie jeweils den Link zu Ihren Datenschutzbestimmungen bearbeiten und festlegen. In der Sektion General Information legen Sie fest, an welchen Stellen der Link angezeigt werden soll. Sie können dies für die Sprachen Deutsch und Englisch tun. Außerdem können Sie die Regeln für die Sektionen Kandidaten, Kunden sowie das Partner Portal individuell einstellen.
Online Formular: Sie verwalten hier das Online-Formular für die DSGVO, welches sich nach Klick auf den im vorigen Schritt festgelegten Link öffnet. Hier können Sie Anpassungen im Design, als auch am Inhalt vornehmen.
eMail: Hier bearbeiten Sie die E-Mail Vorlage, welche an Kandidaten oder Kunden verschickt werden kann. In der E-Mail können Sie direkt einen Link zu dem von Ihnen im vorigen Schritt festgelegten Online Formular einfügen.
