E-Mail Import in staffitpro
Sie können in staffitpro für jeden Benutzer ein E-Mail Postfach oder mehrere E-Mail Postfächer in staffITpro hinterlegen.
Der staffitpro E-Mail Service wird die sogenannten Inboxen und Outboxen der hinterlegten Postfächer auslesen und die E-Mails nach staffITpro übertragen.
Alle übertragenen E-Mails werden im staffitpro E-Mail Center angezeigt.
Nach der Übertragung der E-Mails findet die automatische Zuordnung der E-Mails statt. Hierfür werden die E-Mails aus den Inboxen anhand der E-Mail Adresse des Absenders und die E-Mails aus den Outboxen anhand der Empfänger E-Mail-Adresse geprüft. Wird in Ihren Kandidaten, Kunden und Firmen die E-Mail Adresse gefunden wird diese E-Mail mit dem Kandidaten, Kunden oder Firma automatisch verknüpft und direkt ein Kontakt angelegt.
Für die E-Mail Prüfung werden bei Kandidaten und Kunden die Felder E-Mail 1-4, bei Firmen das Feld E-Mail geprüft.
Der angelegte Kontakt enthält den E-Mail Inhalt, die originale Email und alle Anhänge. Zusätzlich ist dieser Kontakt mit einem Ordner im Dokumenten Manager verknüpft. In diesem Ordner finden Sie die originale Email und alle Anhänge. Der Ordner, welcher mit der Kontakt verknüpft ist, trägt als Titel den Betreff der E-Mail und die Empfangszeit.
Die Wichtigsten Faktoren für einen erfolgreiche Nutzung des E-Mail Services:
1.) Stellen Sie sicher, dass Ihre Postfachanbindungen einwandfrei sind.
Dies kann über Anwendungseinstellungen > E-Mail > Benutzerkonten für alle Benutzer sichergestellt werden oder nur für Ihren Benutzer über Persönliche Einstellungen > E-Mail Einstellungen.
Die E-Mail Konto Daten müssen Sie intern in Erfahrung bringen.
Nach dem Eintragen der E-Mail Konto Daten findet eine automatische Prüfung auf die Richtigkeit der eingegebenen Daten statt. Sind Diese nicht korrekt können Sie die Postfachanbindung nicht abschließen.
Ist die Postfachanbindung erfolgreich, wird dies direkt angezeigt und eine Test E-Mail wird an die hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.
Bitte beachten Sie!
Sobald sich Ihr E-Mail Postfach Passwort ändert, müssen Sie das geänderte Passwort auch in staffitpro für Ihr E-Mail Konto aktualisieren.
Sie können jederzeit Ihre E-Mail Konto Anbindung mit der Funktion Testen Sie die Kontoeinstellungen prüfen:
2.) E-Mails werden nur dann zugewiesen, wenn die Absender E-Mail Adresse im Datensatz in staffitpro mit hinterlegt ist.
3.) E-Mail-Adressen, welche im CC angegeben sind, werden beim Import nicht berücksichtigt.
4.) Unterschiedliche Schreibweisen in der E-Mail Adresse (z.B. @googlemail.com und @gmail.com) können für eine Zuweisung nicht berücksichtigt werden. Es können nur E-Mails zugewiesen werden, bei welchen - je nach Kommunikationsrichtung - der Absender oder der Empfänger in gleicher Schreibweise in einem der E-Mail Felder in der Datenbank vorliegt.
5.) Bereits empfangene E-Mails werden nicht automatisch zugewiesen, wenn Kandidat/Kunde/Firma mit der entsprechenden Absender E-Mail-Adresse erst im nach Eingang der E-Mail in staffitpro angelegt wurde. Unser E-Mail Service berücksichtigt für die Zuweisung zu einem Datensatz nur E-Mails ab dem Zeitpunkt des Eintrages der Daten in staffitpro.
6.) Über Anwendungseinstellungen > eMail > Black/Whitelist können Sie Ausnahmen beim Import für bestimmte E-Mail Adressen hinterlegen.
Blacklist: E-Mail Adressen, welche unter dieser Kategorie eingetragen wurden, werden beim Import nicht berücksichtigt.
Whitelist: Ausschließlich E-Mail Adresse, welcher unter dieser Kategorie eingetragen wurden, werden beim Import berücksichtigt.
7.) Nach dem Neuanbinden eines Postfaches in staffitpro, werden die E-Mails bis zu 30 Tage rückwirkend importiert. Beachten Sie, dass dieser Prozess einige Zeit in Anspruch nehmen kann.